Comment passer à l’action pour votre projet de site ?

Vous l’aurez compris en faisant notre test : un projet de site, c’est d’abord des choix d’orientations stratégiques à faire dès le début. Mais c’est aussi une manière de conduire le projet pour vous permettre de tenir l'ambition dans la durée, et d’éviter le double écueil d’un épuisement généralisé des équipes ou au contraire d’une production décevante et trop consensuelle.

Alors concrètement, comment on avance ? Quelle refonte envisager ? Comment préparer votre brief ou cahier des charges et comment on s’organise pour le projet à venir ?

Pour vous aider, voici des conseils tirés de notre expérience qui, on l’espère, vous aideront à y voir plus clair et appréhender cette première étape d’un projet sereinement.

Tout d’abord, devez-vous totalement refondre votre site ?

Vous n’en pouvez plus de voir le même design et les mêmes textes depuis 5 ans ? Avant de tout casser, sachez que plusieurs possibilités s’offrent à vous :

• La refonte totale de votre projet : on refait tout, de la charte au contenu, en passant par le message. C’est la solution la plus courante, qui a le mérite de mettre le socle technique et éditorial à jour.
• La refonte superficielle : c’est la solution privilégiée quand il y a des contraintes de temps ou de budget. On conserve tout ou partie de l’ancien site, on pose un nouveau thème un peu plus moderne, on rend le site joli et responsive, mais le fond reste le même. Vous l’aurez probablement compris, nous ne recommandons pas ce genre d’approche tant son intérêt limité pour votre organisation.
• La refonte évolutive : elle pose un socle et invite une évolution constante de votre site au fil de son cycle de vie, évitant le besoin ultérieur d’une nouvelle refonte. Par exemple, on refond les sections liées à la présentation de l’organisation en priorité, puis ensuite le parcours B2B, puis le volet carrière, etc.
  

C’est la solution que nous privilégions pour les organisations dont le positionnement, l’écosystème digital et l’identité sont plus matures. Cela impose souvent une refonte initiale, que l’on peut vouloir limitée, et des choix en design et en technique se prêtant à un cycle de vie plus long que les 3 ou 4 ans habituellement envisagés pour un site.

Devez-vous vous faire accompagner en amont de votre refonte via une AMOA, une étude externe ou encore un audit ?

Nous constatons généralement que les meilleurs cahiers des charges sont construits sur la base d’un audit exhaustif, souvent réalisé par un intervenant externe à l’entreprise. La présence d’un point de vue extérieur permet de poser un regard critique et assumé sur l’existant, cassant les idées reçues afin de s’ouvrir des pistes de réflexions pertinentes.

Pour que cet accompagnement soit pertinent, l’enjeu est de réussir à vous placer au point d’équilibre des besoins, contraintes et attentes de l’interne, d’une part et de problématiques objectives relevant davantage d’un marché en constante évolution, d’autre part.

Le piège que vous devez éviter : mandater des profils aux orientations biaisées au profit d’une expertise trop orientée technique, communication, UX/data ou marque, par exemple. Cela déséquilibre et teinte votre cahier des charges de contraintes trop lourdes sur certains volets tandis que des points pourtant primordiaux de votre futur projet seront inexplorés et laissés à l’appréciation des candidats.

Quelle est la bonne méthodologie de travail ?

Globalement, à moins que vos différentes équipes ne soient habituées à travailler conjointement sur des projets longs et transverses, il peut être préférable de définir avec votre future agence une méthode de travail propre au projet.

Aucune méthodologie clé en main et connue n’est pour autant parfaite, et nous voyons trop souvent des exigences qui semblent plus orientées autour d’une attente générale (souvent, aller vite) ou d’une idéalisation des méthodes du moment qu’un besoin d’organisation spécifique.

Prenons l’agile, par exemple, cette méthode à l’avantage de pouvoir avancer rapidement sur des projets, avec des logiques d’itérations et des phases de test efficaces. Le problème ? Cela nécessite une disponibilité très forte des équipes des deux côtés. Nous constatons souvent qu’il est compliqué d’allier cette souplesse de travail avec des équipes pluridisciplinaires et des cycles de validation parfois très longs et hiérarchiques.

Nous avons donc tendance à organiser nos projets au cas par cas, pour régler la jauge au juste niveau entre l'agilité pure et une organisation de travail offrant un peu plus de structure et une temporalité plus adaptée aux équipes de nos clients.

Communiquez davantage autour de vos contraintes (gouvernance, effectif, disponibilité, compétences, validations) avant de trop entrer dans des considérations opérationnelles et définissez votre méthode avec votre agence en début de projet.

Que faut-il mettre dans votre brief ou cahier des charges ?

Les deux écueils du brief (croyez notre expérience)

Pour vous, l'enjeu est d’avoir suffisamment de hauteur sur votre projet de futur afin d’éviter 2 écueils :

• Le « pas assez » du brief convenu, qui n’impose pas vraiment grand-chose et ne reflète pas de choix stratégique particulier. Une refonte, c'est avant tout des enjeux et des décisions structurantes qui impacterons votre organisation au long terme.
• Le « trop » du brief ultra fonctionnel avec tout ou partie des pages déjà prototypées, qui stérilise totalement la créativité des candidats. Dans la plupart des cas, les agences proposent des méthodes de travail collaboratives qui vous permettront de participer aux étapes de conception.

Fixez un niveau de détail vous permettant d’exposer vos besoins et vos attentes, proposez des pistes de réflexion, suggérez des solutions mais évitez de trop imposer avant même que le projet commence. Restez ouverts et laissez la place aux candidats pour qu’ils puissent être force de proposition et n’aient pas à se contenter de cocher des cases.

Et concrètement alors, de quoi parler dans le cahier des charges ?

• Prenez le temps de vous présenter. Quelle est votre organisation, votre service, depuis quand vous existez ? Avez-vous eu des mutations récentes, structurantes ? Quel lien entre l’organisation et le présent brief ?
• Précisez qui pilote, co-pilote, s’adjoint au projet. Un brief porté par les SI n’est pas un brief marketing qui n’est pas un brief com. Si votre organisation échappe à ces subdivisions classiques, dites-le-nous aussi.
• Prolongez avec de la stratégie, des objectifs de communication : cibles, messages, objectifs. Bref, parlez-nous de vous, de votre marché et de vos ambitions. Un site, c’est un projet de communication ou de service, pas juste une somme de fonctionnalités.
• Travaux internes, études, retour d’usage du site & statistiques d’utilisation il est primordial d’avoir une vision claire de l’existant, même si on repart de zéro, on y trouve souvent des indicateurs précieux. Si en plus c’est porté par des auditeurs extérieurs c’est encore mieux. Mettre énormément de documentation permet à la fois de nourrir les agences qui répondent, mais aussi de repérer celles qui font l’effort de tout lire, de questionner, etc.
• Décrivez dans sa globalité votre écosystème digital (sites annexes, outils, réseaux sociaux) et des synergies entre chacune de ses parties et éventuellement la façon dont vous souhaitez le faire évoluer. En tant qu’agence, nous envisagerons toujours différemment un site en fonction de ce qui l’entoure, et cela joue également fortement sur les parcours de vos utilisateurs.
• Vos contraintes générales, ce qui est nécessaire au projet, ce qui est optionnel, et ce qui est inenvisageable. Par exemple, est-il possible de rassembler plusieurs sites de votre écosystème en un seul ? Le fait de déporter votre espace carrières sur une plateforme externe est-il faisable ? S’il y a du multilingue, et des sites de différentes langues sont-ils fonctionnellement identiques ?
• La structure générale du futur site, et les briques fonctionnelles clés attendues. En précisant bien là encore ce qui est impératif ou optionnel, fixe ou flexible.
• La technique, vos contraintes IT, les interconnexions à d’autres sites ou outils vos idées en termes de CMS, l’hébergement (chez vous ou chez vos candidats, ou autre), etc.
• Vos critères de choix, établissez un barème et des pondérations reposant sur les différents volets du projet : stratégie, design, architecture, technique, méthodologie et budget sont des points clés qui vous aideront à départager vos candidats de façon objective.
• Le planning, surtout s’il est serré (et s’il l’est, expliquez ce qui fonde l’impératif de délai).
• Votre budget, ou au moins une fourchette. Ne nous demandez pas combien coûte un site (et combien ça coute, une voiture, une maison ? Le site c’est pareil, ça dépend), ne croyez pas que le libre jeu de la concurrence va vous amener au juste budget. Bien sûr, si vous donnez un prix, tout le monde va se placer pas loin. Mais à l’inverse, sans prix, vous risquez une énorme hétérogénéité des réponses, dues à des différences de structure (trois freelances qui répondent ensemble n’ont pas le coût d’une agence, les grands réseaux internationaux sont plus chers que les PME, etc.) et surtout à des philosophies différentes qui vont conduire à des offres ou des prix non comparables (telle agence propose une énorme étude utilisateur, telle autre met le paquet sur l’accessibilité, etc.).

Pour résumer, la préparation d’un projet de refonte demande un travail poussé de réflexion et de prise de recul. La collaboration des équipes est un facteur décisif dans la pertinence de votre brief ou de votre cahier des charges pour un projet dont les impacts sont au long terme.

La phase de réponse et de candidature doit être une phase de travail constructive pour les agences que vous contactez. Prévoyez au moins une réunion et un call de brief, une session de questions réponses et même, luxe ultime, un point intermédiaire d’avancement. Au-delà d’un simple choix de prestataire, ces échanges vous apporteront de nouveaux points de vue qui nourriront aussi bien le projet à venir que vos équipes.

Et si vous avez envie de parler de votre projet avec nous, n’hésitez pas : hello@spintank.fr